1. 对外联系（施工单位、监理单位、设计单位等）往来文件全部由现场代表签收，然后到处资料室登记后返回现场代表，主要有工程联系单、签证单等。

2. 现场代表应在收到联系单3个工作日内填写《杭州电子科技大学基建工程变更联系单审批表》并签署明确意见报至科长。

3. 科长应在1个工作日内签署明确意见，报处务会议。

4.处务会议应在4个工作日内通过、并签署明确意见。

5. 严格按照《杭州电子科技大学大学基建工程管理办法》签发联系单。对于涉及金额30万元人民币以内的经处务会议讨论通过后、报基建工作领导小组审批；对于涉及金额30万元及以上的重大变更，必须经学校基建工作领导小组研究提出意见后，报校长办公会议意见决定。

6. 在明确签署同意的意见后， 现场代表正式对外签发联系单。

17. 现场代表工作中需注意事项：

（1） 所有设计单位、施工单位、建设单位等出具的联系单均要求分类编号，收发单位要求形成文件签收记录，无记录的不予签字。

（2） 所有联系单均由甲方现场代表负责收发，内部审批流程结束且所有相关人员签字盖章完成后，甲方现场代表将《杭州电子科技大学基建工程变更联系单审批表》及原件联系单存档至综合管理科资料室，其余按规定发放。

（3） 在工程建设过程中，如使用部门或管理部门提出修改意见，需递交书面正式报告。按流程办理并采纳后，一并归档至综合管理科资料室。

（4） 所有施工联系单均要求施工单位提供相关的费用附件，由监理及甲方现场代表负责审核相关费用作为该联系单的参考数据（不必在费用附件上签字盖章，所发生的费用仍以结算审计为准）。

（5） 设计单位的工程变更联系单需由甲方代表签收，经内部流程后再转发至施工单位，严禁施工单位直接与设计单位联系并收发联系单。

（6） 要求施工单位于工程变更发生15个工作日前递交格式及内容合理的工程变更联系单，并附相关工程变更费用附件，甲方在10个工作日之内进行回复。工程联系单未签署之前，不得进行任何工程施工、材料等的变更。

（7） 工程签证单由甲方代表统一收发，需提供给监理单位签证单及签证材料样品。

8.涉及工程造价变更的所有资料均应及时办理《杭州电子科技大学基建工程变更联系单审批表》。

9．按不同工程项目划分，每学期集中检查一次工程联系单及《杭州电子科技大学基建工程变更联系单审批表》办理的规范性、完整性、及时性，着重检查联系单的回复内容与审核表中的审批内容是否一致、联系单的编号是否连续完整、是否在规定的时间内完成签发、是否存在遗漏和表述不清晰之处等。