基建工程相关资料收集、发放工作由现场代表负责，原则上要求八份原件以上，设计单位一份、监理单位一份、综合管理科存档一份、现场代表一份、施工单位四份（含审计、归档所需），本人可按实际情况留存原件或复印件。 收发资料均需做书面登记。

1、现场代表要将工程前期与使用单位、设计单位沟通联系的书面资料进行整理，复核无误并签字盖章后归档至综合管理科资料室。

2、工程地质勘探完成后要求地勘单位提供光盘一张，书面报告转交设计人员一份，其余移交综合管理科资料室。

3、做好场地“三通一平”隐蔽验收记录，按流程办理完成，审核无误并签字盖章，将资料整理归档至综合管理科资料室。

4、接收施工图纸（包括蓝图及电子版）及工程前期出具的设计联系单、修改图等前期资料。核对无误后，交综合管理科资料室留存。

5、监理招、投标工作完成后，接收综合管理科提供的相关文件及电子版（主要有招标文件、答疑文件、询标记录、投标文件、投标补充文件、监理合同等）。

6、审核代理单位整理的招标答疑纪要、监理单位整理的图纸会审纪要等，按流程办理完成后，将资料整理归档至综合管理科资料室。

7、施工招、投标工作完成后，接收综合管理科提供的相关文件及电子版（主要有招标文件、答疑文件、询标记录、投标文件、投标补充文件、施工合同等），同时提供复印件给监理单位。

8、现场代表负责收发与招标代理单位或清单编制单位的往来文件，主要有清单编制说明、补充说明、会议纪要、清单复核报告、清单计算书等，均归档至综合管理科资料室。

9、设计单位、施工单位、建设单位所有联系单按流程办理完成后，审核无误（重点关注联系单真实性、格式、各单位签字合理性、签署时间等）并签字盖章，及时按编号归档至综合管理科资料室，并提供给各相关单位。

10、现场代表直接负责与设计单位的书面联系工作，严禁施工单位直接与设计联系。涉及工程变更的所有联系资料（含传真件、电子文档等）由本人保管。

11、现场代表负责收发与监理单位往来文件，主要有监理规划、监理实施细则、监理单位实际人员配备表、监理月报、监理例会纪要、开/竣工报告、停/复工报告、相关监理通知及回复、工程款报审表及支付书、相关人员签到表、各项索赔报告及回复、合同争议/违约报告及处理意见、工程质量评估报告、监理日记等。工程竣工验收通过后归档至综合管理科资料室。

12、现场代表负责收发与施工单位往来文件，主要有施工组织设计、施工总进度计划、相关人员签到记录、地基处理记录、图纸变更记录、工程联系单、工程签证单、隐蔽工程验收记录、工程质量检验记录、工程事故处理记录、保修承诺书等。工程竣工验收通过后归档至综合管理科资料室。

13、现场代表负责核对施工单位送审资料的真实性和完整性，填写《结算报审表》一式三份后移交审计处。

14、现场代表负责收发与审计单位往来文件，主要有询证函、会议纪要、审计报告等。审计工作结束后，甲方代表负责将审计报告及所有审计资料原件整理一套，填写《工程结算资料（存档）明细表》并移交综合管理科资料室，归档至学校档案馆。

15、现场代表协助综合管理科按相关文件的要求，及时完成各项归档工作。

16、现场代表负责《工作联系单》派发、整改过程监督。施工过程中的《工作联系单》完成后归档至综合管理科资料室，保修期内的《工作联系单》由现场代表留存。

17、现场代表负责督促施工单位按合同约定办理《工程保修金退还流程表》，完成后一份由现场代表留存，另一份报校财务。